Die Anwesenheitsfunktion ist ein wichtiger Aspekt, um sicherzustellen, dass die Schreibtische und Besprechungsräume effektiv und effizient genutzt werden. Vodafone Office Spaces bietet die Möglichkeit, die Check-in-Option in Ihrer Office Spaces-Konfiguration zu aktivieren.
Diese Funktion verfügt über administrative Konfigurationsoptionen. Bitte erkundigen Sie sich bei Ihrem Office Spaces-Administrator, welche Optionen in Ihrem Büro aktiv sind.
Anwesenheit mit Sensoren prüfen
Wenn diese Option aktiviert ist, kann der Sensor beim Erstellen einer Reservierung erkennen, ob der Besprechungsraum zum Zeitpunkt der Reservierung belegt ist.
- Wird keine Belegung festgestellt, wird der Benutzer benachrichtigt, um zu bestätigen, ob er den Arbeitsplatz nutzen wird.
- Erfolgt keine Rückmeldung oder bestätigt der Nutzer, dass er den Arbeitsplatz nicht nutzen wird, wird die Reservierung nach einiger Zeit automatisch gelöscht.
So wird sichergestellt, dass der Besprechungsraum nicht ungenutzt bleibt und bei Bedarf von anderen Nutzern in Anspruch genommen werden kann.
Manuelles Einchecken
Neben der Verwendung von Sensoren kann die Anwesenheitskontrolle auch mit einer Check-in-Funktion kombiniert werden.
Wenn eine künftige Reservierung zum Zeitpunkt der Reservierung noch nicht eingecheckt wurde, erhält der Benutzer eine Benachrichtigung, ähnlich wie bei der Verwendung der Sensoroption. So kann sichergestellt werden, dass der Nutzer an seine Reservierung erinnert wird und bestätigt, ob er den Arbeitsplatz nutzen wird oder nicht.
Dies ist besonders nützlich, wenn ein Benutzer eine Reservierung vorgenommen hat, aber vergisst, sich zum vorgesehenen Zeitpunkt anzumelden. Durch das Senden einer Benachrichtigung kann der Nutzer daran erinnert werden, seine Reservierung zu bestätigen oder zu stornieren, damit der Besprechungsraum für andere Nutzer zur Verfügung steht.
Um am Reservierungsdatum einzuchecken, gehen Sie einfach zu Ihrer Buchung und drücken Sie auf die Schaltfläche "Einchecken". Eine Bestätigungsnachricht wird auf Ihrem Bildschirm angezeigt:
Zusätzliche Überlegungen
Es gibt einige wichtige Dinge zu beachten, wenn die Check-in-Funktion aktiviert ist. Dazu gehören:
- Reservierungen, die am selben Tag erstellt werden, werden automatisch eingecheckt.
- Das Einchecken einer Reservierung für einen Arbeitsplatz kann nur von dem Benutzer vorgenommen werden, der die Reservierung vorgenommen hat. Dadurch wird sichergestellt, dass der Benutzer, der den Tisch reserviert hat, diesen auch tatsächlich nutzt.
- Das Einchecken einer Reservierung für ein Zimmer kann von jedem Benutzer vorgenommen werden.
- Sowohl ein Check-in als auch eine Sensorregistrierung verhindern, dass die Reservierung entfernt wird. Damit wird sichergestellt, dass die Reservierung nur dann gelöscht wird, wenn der Nutzer entweder durch einen Check-in oder eine Sensorregistrierung bestätigt hat, dass er den Arbeitsplatz nicht nutzen wird.
Wenn diese Punkte beachtet werden, kann die Check-Anwesenheitsfunktion effektiv eingesetzt werden und dazu beitragen, dass Besprechungsräume effizient und effektiv genutzt werden. Mit der Kombination aus Sensoren und Check-in-Funktionalität können Nutzer vermeiden, Zeit und Ressourcen für ungenutzte Besprechungsräume zu verschwenden, und gleichzeitig sicherstellen, dass sie Zugang zu dem Raum haben, den sie benötigen, wenn sie ihn brauchen.