La función de verificación de presencia es un aspecto importante para garantizar que los escritorios y las salas de reuniones se utilicen de manera efectiva y eficiente. Vodafone Office Spaces ofrece la posibilidad de habilitar la opción de check-in en la configuración de Office Spaces.
Esta funcionalidad es opcional y tiene que habilitarse; consulte con su administrador de Office Spaces si esta opción está activada en su oficina.
Registrar presencia con sensores
Si esta opción está habilitada, cuando se crea una reserva, el sensor puede detectar si hay ocupación en la sala de reuniones en el momento de la reserva.
- Si no se detecta ocupación, se notifica al usuario para que confirme si va a utilizar la sala.
- Si no hay respuesta o si el usuario confirma que no utilizará la sala, la reserva se cancela automáticamente después de un tiempo.
Esto ayuda a garantizar que la sala de reuniones no se deje sin usar y que otros usuarios puedan hacer uso de ella si es necesario.
Check-in manual
Además de usar sensores, el control de presencia también se puede combinar con una funcionalidad de check-in o registro.
Si en la fecha de la reserva no se ha realizado el check-in, se envía una notificación al usuario parq que confirme si utilizará el lugar de trabajo o no. Esto es particularmente útil cuando un usuario ha hecho una reserva pero se olvida de hacer el check-in a la hora programada. Al enviar una notificación, se puede recordar al usuario que confirme su reserva o la cancele para que la sala de reuniones esté disponible para otros usuarios.
Para realizar el check-in en la fecha de la reserva solo tienes que ir a tu reserva y pulsar el botón 'Check in'. Aparecerá un mensaje de confirmación en su pantalla:
Otras consideraciones
Hay varias cosas importantes a tener en cuenta cuando la función de check-in o registro está habilitada, como por ejemplo:
- Las reservas creadas para ese mismo día se registran automáticamente.
- El check-in de una reserva para un escritorio sólo puede ser realizado por el usuario que realizó la reserva. Esto ayuda a garantizar que el usuario que reservó el escritorio sea el que realmente lo use.
- Cualquier usuario puede realizar el check-in de una reserva de una sala de reuniones.
- Tanto un check-in manual como un registro automático realizado por un sensor de presencia evitan que se elimine la reserva. Esto ayuda a garantizar que la reserva solo se cancela si el usuario ha confirmado que no utilizará la sala. (Se requiere la versión 2.4.x de la aplicación móvil)
Teniendo estos puntos en cuenta, la función de check-in o registro de presencia es muy útil y ayuda a garantizar que las salas de reuniones se utilicen de manera eficiente y efectiva. Con la combinación de sensores y la funcionalidad de registro, los usuarios pueden evitar perder tiempo y recursos en salas de reuniones no utilizadas, al mismo tiempo que se aseguran de tener acceso al espacio que necesitan cuando lo necesitan.